Cari Berita

Kegiatan

Testimoni

  • Gregorius Tsiompah

    Gregorius Tsiompah



    Pendidikan tinggi adalah investasi masa depan, itulah yang menjadi motivasi pada saat saya

  • Syahrudin

    Syahrudin



    UNRIYO khususnya Prodi Teknik Informatika telah mengubah hidup saya....Pada awalnya saya adalah

  • Alfons Hilarius Magang

    Alfons Hilarius Magang



    Ilmu yang saya dapat di S1 Kesehatan Masyarakat UNRIYO serta pengalaman dalam beorganisasi, dan

Lunching Penggunaan Aplikasi Layanan File dan Dokumen Elektronik

Lunching Penggunaan Aplikasi Layanan File dan Dokumen  Elektronik

FST - Dalam perkembangan pengelolaan arsip, Fakultas Sains dan Teknologi menangani  kearsipan tentu saja  sangat memahami akan pentingnya sebuah arsip. Bukan hanya dilihat dari bentuk fisiknya saja, melainkan dari sisi informasi yang terkandung dalam arsip tersebut. Hal ini yang memacu Fakulas untuk selalu mencari pola pengeloaan kearsipan yang tepat dan efisien untuk dapat mengelola arsip-arsip tersebut. Pengelolaan arsip bukan hanya terbatas pada keamanan penyimpanan, namun juga mengarah pada manajemen penempatan, sehingga akan mempermudah proses temu kembali arsip apabila suatu saat arsip dibutuhkan oleh pengguna.

Baru – baru ini FST  beralih dari media penyimpanan yang bersifat konvensional berupa fisik (hard copy) kedalam media elektronik (soft copy) dan di onlinekan di http://pusdatinfst.respati.ac.id/efilefst, hal ini dilakukan karena pertimbangan efisiensi dan keamanan data. Proses penyimpanan data secara sederhana adalah data disimpan dengan didasarkan pada aplikasi dan jenis informasi. Suatu file data bisa terdiri dari satu record atau lebih. Penyimpana file diatur dalam direktori yang diciptakan dan diolah oleh sistem operasi. Direktori dapat mempunyai fungsi sebagai daftar isi untuk media yang bersangkutan.

Beberapa data yang di arsipkan secara elektronik di FST berupa UU Pendidikan, Peraturan Pemrintah, SK DIKTI, Kopertis, SK Dekan, Data-data Prodi dan lain - lain. Dalam penyimpanan arsip secara elektronik akan diperoleh beberapa keuntungan serta efisiensi, bila dibandingkan dengan sistem penyimpanan arsip secara konvensional. Adapun keuntungan dari penyimpanan arsip elektronik adalah :

  1. Penghematan investasi berupa ruang kearsipan

Sebagaimana kita ketahui bersama, semakin berkembangnya sebuah arsip, maka akan memerlukan rauang penyimpanan yang semakin besar juga. Hal ini dapat diatasi atau diefisienkan dengan cara sistem penyimpanan arsip dengan pengalihan media arsip konvensional  kedalam media arsip elektronik.

  1. Penghematan investasi berupa kertas, tinta cetak (printer & fotocopy)

Keunggulan utama dari sistem berbasis elektronik adalah penyebarannya yang bersifat elektronik, tidak lagi memerlukan kertas dan tinta, dan cukup dengan mengkopi pada disk atau media lainnya, walaupun pada saat tertentu kertas tetap masih dibutuhkan.

  1. Efisiensi waktu akses

Seperti telah kita ketahui bersama, metode pengarsipan konvesional akan sangat sulit menemukan sebuah arsip yang terdapat dalam ruang kearsipan, hal ini diperngaruhi oleh sistem penempatan yang berpindah-pindah, arsip sering dipinjam, dan biasanya tidak dikembalikan pada tempatnya, serta penyimpanan yang tidak terstruktur, berbeda dengan arsip elektronik, sistem penyimpanan yang terstruktur memudahkan temu kembali arsip semudah menginput kode arsip, sama halnya apabila kita melakukan pencarian sebuah dokumen di komputer.

  1. Pengematan SDM

Dalam sistem arsip konvensional tentunya banyak melibatkan petugas kearsipan untuk mengelola dan melayani kebutuhan arsip, dan hal ini belum menjamin kecepatan dan ketepatan dalam sistem pencarian arsip. Berbeda dengan arsip elektronik, tentu saja dapat dilakukan penekanan kebutuhan SDM, selain itu sistem temu kembali informasi tidak harus melibatkan SDM yang banyak, namun akses informasi  dapat dilakukan dengan cepat.

  1. Memperkecil kemungkinan kehancuran data

Dengan arsip elektronik kita akan mudah melakukan Back-up data, sehingga kita akan mempunyai cadangan terhadap arsip-arsip penting yang dimiliki. Hal ini untuk mencegah kehancuran arsip yang disebabkan oleh bencana seperti banjir dan kebakaran.


Berita Terkait

Reakreditasi Program Studi S-1 Ilmu Gizi

2 PTS Naik Daun, Ada 9 Prodi di Beberapa PTS Ditutup

kuliah umum tentang hubungan indonesia australia timor leste oleh Bp. Krist

Seminar Dan Workshop Perawatan Luka

Kerjasama FIKES UNRIYO Dengan CAS UI

Kirim Komentar

Kolom komentar tersedia untuk diskusi, berbagi ide dan pengetahuan. Hargai pembaca lain dengan berbahasa yang baik dalam berekspresi. Setialah pada topik. Jangan menyerang atau menebar kebencian terhadap suku, agama, ras, atau golongan tertentu.
5Yzwhz


Halaman Lain